Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych

I. Klauzula informacyjna Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej

1. Administratorem danych osobowych osób reprezentujących zleceniobiorcę oraz osób fizycznych wskazanych przez stronę jako osoby do kontaktu i inne osoby odpowiedzialne za wykonanie umowy (o ile zostały wskazane) jest Mazowieckie Centrum Polityki Społecznej, ul. Grzybowska 80/82, 00-844 Warszawa, tel. 22 376 85 00, e-mail: mcps@mcps.com.pl, e-Doręczenia – adres skrzynki: AE:PL-15618-94683-VHCVG-29.
2. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się pod adresem: iod@mcps.com.pl.
3. Dane osobowe: będą przetwarzane w związku z zadaniem realizowanym w interesie publicznym, o którym mowa w art. 13 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, na które organizacja otrzymała dotację z budżetu województwa, rozliczeniem zadania lub kontrolą jego realizacji; mogą być udostępnione podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa oraz świadczącym obsługę administracyjno-organizacyjną Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej; będą przechowywane nie dłużej, niż to wynika z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
4. W granicach i na zasadach opisanych w przepisach prawa przysługuje prawo żądania: dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania; wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją; złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
5. Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Brak podania danych skutkować będzie brakiem możliwości realizacji zadania publicznego, o którym mowa powyżej.

II. Informacja dotycząca przetwarzania danych przez Fundację i Centrum „OdPoczątku”

1. Administratorzy danych

Administratorami danych osobowych przekazywanych w związku z udziałem w projekcie oraz konkursie „Młodzi na Fali – Słowa mają moc” są, w zakresie realizowanych przez siebie działań: Fundacja Wspierania Rozwoju Dzieci i Wsparcia Rodziny „OdPoczątku”, ul. Rtm. Witolda Pileckiego 9/3, 05-101 Nowy Dwór Mazowiecki, reprezentowana przez Sylwię Lech – Prezesa Zarządu, oraz Sylwia Lech, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Centrum Wspierania Rozwoju Dzieci i Rodziny „OdPoczątku”, ul. Wyszyńskiego 5, 05-100 Nowy Dwór Mazowiecki. Z administratorami można skontaktować się pod wskazanymi adresami lub e-mailowo: szkoleniaodpoczatku@gmail.com.

2. Cele przetwarzania danych osobowych

1. przyjęcia i obsługi zgłoszenia;
2. identyfikacji uczestnika oraz weryfikacji spełnienia warunków udziału w konkursie;
3. kontaktu z uczestnikiem, jego rodzicem/opiekunem prawnym lub opiekunem konkursowym;
4. organizacji i przeprowadzenia konkursu oraz pozostałych działań projektowych;
5. oceny zgłoszonych prac, wyłonienia finalistów i laureatów oraz organizacji wydarzeń związanych z konkursem;
6. dokumentowania przebiegu i realizacji projektu;
7. prowadzenia wymaganej sprawozdawczości oraz rozliczenia projektu;
8. realizacji obowiązków wynikających z warunków finansowania projektu, w tym umożliwienia przeprowadzenia kontroli przez grantodawcę lub inne uprawnione podmioty;
9. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami;
10. w zakresie objętym odpowiednią zgodą, zezwoleniem lub udzieloną licencją – publikowania, rozpowszechniania i dalszego wykorzystywania zgłoszonych filmów, zawartych w nich wizerunków, głosu i wypowiedzi w związku z konkursem oraz działalnością statutową Fundacji, w szczególności edukacyjną, profilaktyczną, społeczną i informacyjną.

3. Podstawy prawne przetwarzania

1. art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązków prawnych ciążących na administratorze, w szczególności związanych z dokumentowaniem, sprawozdawczością, rozliczeniem i kontrolą realizacji projektu;
2. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w zakresie niezbędnym do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratorów, którymi są prawidłowa organizacja i realizacja projektu i konkursu, zapewnienie sprawnej komunikacji z uczestnikami i ich opiekunami oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami;
3. art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w zakresie, w którym przetwarzanie odbywa się na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody, w szczególności gdy zgoda stanowi właściwą podstawę przetwarzania wizerunku lub innych danych w związku z publikacją i rozpowszechnianiem materiałów. Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem ani nie powoduje zaprzestania przetwarzania danych na innej podstawie prawnej.

4. Zakres przetwarzanych danych

1. imię i nazwisko uczestnika;
2. dane kontaktowe uczestnika;
3. dane dotyczące szkoły i opiekuna konkursowego;
4. w przypadku uczestnika niepełnoletniego – imię i nazwisko oraz dane kontaktowe rodzica lub opiekuna prawnego;
5. dane zawarte w zgłoszeniu konkursowym;
6. wizerunek, głos i wypowiedzi osób występujących w zgłoszonym materiale filmowym – jeżeli materiał takie dane zawiera;
7. inne dane przekazane w związku z udziałem w projekcie lub konkursie, w zakresie niezbędnym do jego realizacji.

5. Filmy konkursowe, wizerunek i działalność Fundacji

1. podczas warsztatów, szkoleń, konferencji, spotkań edukacyjnych i profilaktycznych;
2. podczas wydarzeń organizowanych lub współorganizowanych przez Fundację;
3. na stronach internetowych oraz w mediach społecznościowych Fundacji;
4. w materiałach edukacyjnych, informacyjnych i profilaktycznych;
5. w działaniach społecznych dotyczących w szczególności przeciwdziałania przemocy, wykluczeniu, hejtowi i krzywdzeniu dzieci i młodzieży oraz wspierania bezpiecznych relacji i reagowania na krzywdę. Zakres uprawnień Fundacji do korzystania z filmu jako utworu określa Regulamin Konkursu oraz udzielona licencja; zasady rozpowszechniania wizerunku określają właściwe zgody i zezwolenia.

6. Odbiorcy danych

1. Mazowieckiemu Centrum Polityki Społecznej lub innemu właściwemu grantodawcy – w zakresie niezbędnym do rozliczenia lub kontroli realizacji projektu;
2. innym podmiotom uprawnionym do przeprowadzenia kontroli realizacji projektu;
3. organom lub podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa;
4. dostawcom usług informatycznych, z których korzysta Administrator, w szczególności usług hostingu strony internetowej i formularzy, poczty elektronicznej oraz przechowywania plików – wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia tych usług;
5. partnerom projektu, instytucjom publicznym i innym podmiotom współpracującym z Fundacją, którym Fundacja udostępni film lub jego fragmenty na zasadach określonych w § 8 Regulaminu Konkursu.

7. Okres przechowywania danych

Dokumentacja projektowa zawierająca dane osobowe będzie przechowywana przez okres wymagany warunkami realizacji, finansowania i rozliczenia projektu, nie krócej niż 5 lat od dnia zakończenia projektu, a jeżeli przepisy prawa, warunki finansowania, kontroli lub archiwizacji wymagają dłuższego okresu – przez okres wynikający z tych wymagań. Dane przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami mogą być przechowywane do czasu upływu okresu przedawnienia. Dane przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody – do czasu jej wycofania lub ustania celu. Materiały filmowe wykorzystywane na podstawie licencji – przez okres wynikający z zakresu i czasu jej obowiązywania oraz Regulaminu Konkursu.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administratorzy co do zasady nie zamierzają przekazywać danych osobowych do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych. W przypadku publikowania materiałów w ogólnodostępnych serwisach internetowych lub mediach społecznościowych sposób dalszego przetwarzania danych przez operatora danego serwisu może podlegać również jego polityce prywatności.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

10. Prawa osoby, której dane dotyczą

1. dostępu do swoich danych osobowych;
2. żądania ich sprostowania;
3. żądania ich usunięcia;
4. żądania ograniczenia ich przetwarzania;
5. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – gdy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
6. przenoszenia danych – jeżeli spełnione są przesłanki określone w RODO;
7. cofnięcia zgody w dowolnym momencie – w zakresie, w którym przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
8. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Możliwość skorzystania z konkretnego prawa zależy od celu i podstawy prawnej przetwarzania; żądanie usunięcia danych lub cofnięcie zgody nie powoduje obowiązku usunięcia danych, które administrator jest zobowiązany lub uprawniony nadal przetwarzać na innej podstawie prawnej.

11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w zakresie danych niezbędnych do dokonania zgłoszenia, potwierdzenia wymaganych zgód oraz realizacji projektu lub konkursu ich niepodanie może uniemożliwić przyjęcie zgłoszenia lub udział w projekcie lub konkursie. W zakresie, w którym przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, jej udzielenie jest dobrowolne.